- Urząd Komunikacji Elektronicznej

Sprawozdanie z działalności pocztowej

Świadczysz przesyłki kurierskie? Jesteś przedsiębiorcą, który wykonuje działalność pocztową? Jako operator pocztowy jesteś zobowiązany składać corocznie Prezesowi UKE sprawozdanie ze swojej działalności pocztowej. Sprawdź gdzie i kiedy złożyć sprawozdanie oraz do czego służą przekazane przez Ciebie informacje.

Każdy aktywny operator pocztowy (podmiot wpisany do rejestru operatorów pocztowych) powinien przekazać do UKE sprawozdanie z działalności pocztowej w danym roku. Obecnie w rejestrze znajduje się 298 podmiotów, z czego jedynie połowa to działający operatorzy pocztowi. Pozostali albo nie prowadzą działalności pocztowej w danym roku albo zawiesili jej prowadzenie na określony czas. Informacje i dane o działalności pocztowej przedkładane przez poszczególne podmioty są bardzo ważne nie tylko z punktu widzenia wyboru kierunków dalszego rozwoju rynku pocztowego, ale również dla użytkowników tego rynku. 

Praktyczne informacje dotyczące obowiązku sprawozdawczego

Jako operator pocztowy masz obowiązek corocznego przedkładania Prezesowi UKE, w terminie do 31 marca, sprawozdania z działalności pocztowej w poprzednim roku. Obowiązkowi przedłożenia sprawozdania z działalności pocztowej, w tym samym terminie, podlega również podmiot wykreślony z rejestru, za okres wykonywanej działalności pocztowej w danym roku. Jeżeli zawiesiłeś wykonywanie działalności pocztowej, również musisz przekazać sprawozdanie, za okres wykonywanej działalności pocztowej w danym roku.
A co w przypadku, gdy jesteś wpisany do rejestru, ale nie wykonywałeś działalności pocztowej? Jeżeli nie wykonywałeś działalności pocztowej w danym roku sprawozdawczym, pamiętaj aby w terminie do 31 marca przekazać Prezesowi UKE oświadczenie o niewykonywaniu tej działalności. Do oświadczenia załącz wypełniony Formularz 00. 

Jak wygląda formularz sprawozdawczy?

Aby ułatwić zebranie niezbędnych informacji opracowano wzór formularza służącego do przedkładania Prezesowi UKE sprawozdania z działalności pocztowej wraz z objaśnieniami co do sposobu jego wypełnienia. Wersja elektroniczna formularza sprawozdawczego, a także informacje dotyczące sposobu wypełniania poszczególnych części formularza są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).
 
Formularz składa się z sześciu części: 

1. „Formularza 00. Sprawozdanie z działalności pocztowej – informacja o operatorze pocztowym i jego zasobach” – tę część wypełnia każdy operator pocztowy obowiązany do przedłożenia sprawozdania z działalności pocztowej w danym roku, a także operator pocztowy, który przedkłada oświadczenie o niewykonywaniu działalności pocztowej.
2. „Formularza 01. Sprawozdanie z działalności pocztowej – usługi powszechne” – tę część wypełnia wyłącznie operator wyznaczony do świadczenia usług powszechnych (operatorem wyznaczonym do świadczenia usług powszechnych w latach 2016 – 2025 jest Poczta Polska S.A.).
3. „Formularza 02. Sprawozdanie z działalności pocztowej – usługi wchodzące w zakres usług powszechnych” – tę część wypełnia operator pocztowy, który świadczył usługi wchodzące w zakres usług powszechnych.
4. „Formularza 03. Sprawozdanie z działalności pocztowej – przesyłki kurierskie”– tę część wypełnia operator pocztowy, który wykonywał usługi kurierskie.
5. „Formularza 04. Sprawozdanie z działalności pocztowej – inne usługi pocztowe”– tę część wypełnia operator pocztowy, który wykazywał usługi obejmujące przesyłki listowe i paczki pocztowe, przesyłki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej - o wadze i wymiarach większych niż określone dla usług powszechnych, przekazy pocztowe, przesyłki reklamowe lub druki bezadresowe.
6. „Formularza 05. Sprawozdanie z działalności pocztowej – dostęp do elementów infrastruktury pocztowej” – tę część wypełnia wyłącznie operator wyznaczony do świadczenia usług powszechnych, tj. obecnie Poczta Polska S.A.

Zawartość sprawozdania

Sprawozdanie z działalności pocztowej w danym roku, oprócz danych dotyczących sprzedaży usług pocztowych (ilość i wartość usług) w podziale na: usługi powszechne, usługi wchodzące w zakres usług powszechnych, przesyłki kurierskie, inne usługi pocztowe, zawiera informacje na temat: średniorocznego zatrudnienia; liczby placówek pocztowych, w tym jednostek organizacyjnych agentów pocztowych; liczby nadawczych skrzynek pocztowych oraz automatów do pocztowej obsługi klientów; liczby i rodzajów złożonych reklamacji, w podziale na poszczególne usługi, sposobu ich rozpatrzenia oraz liczby i wysokości wypłaconych odszkodowań; dostępu do elementów infrastruktury pocztowej; rzeczywistego obszaru wykonywanej działalności pocztowej; okresu wykonywania działalności pocztowej; formy prawnej przedsiębiorcy i danych teleadresowych; przynależności do grupy kapitałowej.

Pamiętaj, że do sprawozdania należy dołączyć:

1. aktualny wykaz adresów placówek pocztowych w podziale na:

1. jednostki organizacyjne operatora pocztowego i inne wyodrębnione i oznaczone przez niego miejsca, w których można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub odebrać przesyłkę pocztową lub kwotę pieniężną     określoną w przekazie pocztowym,
2.  jednostki organizacyjne agentów pocztowych;

2. cennik usług pocztowych stosowany w okresie objętym sprawozdaniem. 

Kiedy i w jaki sposób złożyć sprawozdanie

Wypełniony formularz albo oświadczenie przekaż do UKE (osobiście do siedziby albo za pośrednictwem poczty na adres siedziby) w terminie do 31 marca każdego roku. 
Dokumenty możesz także przekazać do UKE za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE). Dokumenty złożone w takiej formie powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisane z wykorzystaniem profilu zaufanego. 

Pamiętaj, że w przypadku nadania przesyłki w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej S.A.) o zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego, natomiast w przypadku przesłania jej w inny sposób niż wskazany powyżej albo złożenia dokumentów bezpośrednio w UKE decyduje data wpływu. 
Pamiętaj również, że wszystkie dokumenty powinny być podpisane zgodnie z reprezentacją wskazaną w dokumentach rejestrowych działalności gospodarczej operatora pocztowego (CEIDG lub KRS). 

Zazwyczaj formularze albo oświadczenia przesyłane są również w formie elektronicznej na dedykowany adres: . Co prawda, przesłanie dokumentów w ten sposób (Excel PDF) nie zwalnia z obowiązku przedłożenia we wskazanym terminie prawidłowo podpisanego sprawozdania albo oświadczenia w formie papierowej (albo przez PUE) , ale umożliwia sprawdzenie prawidłowości wypełnienia poszczególnych formularzy i w przypadku konieczności wprowadzenie zmian, pozwala na przekazanie tej informacji  w takim terminie aby możliwe było prawidłowe wypełnienie obowiązku sprawozdawczego.

A co jeżeli nie złożysz sprawozdania z działalności pocztowej

Zaniedbanie obowiązku sprawozdawczego (albo złożenia oświadczenia) podlega karze pieniężnej. Prezes UKE może nałożyć karę pieniężną także na podmiot, który przedłożył sprawozdanie (albo oświadczenie) nieprawdziwe lub niepełne albo przedłożył je z naruszeniem terminu, jeśli charakter i skala naruszenia stanowi istotną przeszkodę w realizacji przez Prezesa UKE jego zadań regulacyjnych i kontrolnych dotyczących rynku pocztowego wymagających wykorzystania informacji zawartych w sprawozdaniu albo oświadczeniu.
Uwaga! Jeżeli nie wypełnisz obowiązku sprawozdawczego przez dwa kolejne lata, Prezes UKE na podstawie przepisów ustawy Prawo pocztowe, wykreśli Cię z rejestru operatorów pocztowych. Oznacza to, że stracisz uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej. 

Dowiedz się do czego wykorzystujemy przekazane przez Ciebie informacje

Sprawozdanie z działalności pocztowej zawiera wiele informacji o charakterze wykonywanej przez operatora pocztowego działalności pocztowej. Informacje zebrane przez Prezesa UKE mają na celu przedstawienie rzeczywistego obrazu polskiego rynku pocztowego. Do realizacji tego celu służy coroczny raport o stanie rynku pocztowego, który powstaje na podstawie informacji przekazywanych przez operatorów pocztowych. Raport pokazuje jaka jest aktualna wartość polskiego rynku pocztowego, jakie jest tempo rozwoju tego rynku, które usługi cieszą się największym zainteresowaniem Polaków, a które były najczęściej reklamowane. Tegoroczny raport z pewnością pokaże nam również czy światowy kryzys wywołany pandemią stanowi barierę w świadczeniu usług pocztowych czy też przeciwnie - może stanowić impuls do rozwoju rynku pocztowego w ślad za dalszym rozpowszechnianiem się handlu online.

Raport o stanie rynku pocztowego znajdziesz w BIP na stronie UKE. Prezes UKE publikuje go corocznie do 31 maja.
Pamiętaj, że informacje przedstawione w raporcie mają charakter zbiorczy i nie pokazują danych dotyczących poszczególnych operatorów pocztowych. Raport publikowany jest z zachowaniem wymogów dotyczących ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Czy dane, które przekazujesz Prezesowi UKE podlegają udostępnieniu

Zakres przedkładanych danych i informacji jest dość szeroki, dlatego każdy przedsiębiorca ma możliwość zastrzeżenia informacji, dokumentów lub ich części zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa, dostarczanych na żądanie Prezesa UKE lub na podstawie przepisów ustawy Prawo pocztowe. Zastrzeżone dane i informacje nie podlegają udostępnieniu.
Sprawdź czy jesteś zobowiązany do złożenia sprawozdania z działalności pocztowej w 2020 r.:

• jesteś operatorem pocztowym wpisanym do rejestru i wykonywałeś działalność pocztową w 2020 r.– złóż sprawozdanie;
• jesteś operatorem pocztowym wpisanym do rejestru, ale nie wykonywałeś działalności pocztowej w 2020 r. - złóż oświadczenie o niewykonywaniu działalności pocztowej + Formularz 00;
• zostałeś wykreślony z rejestru albo zgłosiłeś zawieszenie działalności pocztowej w trakcie 2020 r. (ale do czasu wykreślenia lub zawieszenia wykonywałeś działalność pocztową) –  złóż sprawozdanie za okres do dnia wykreślenia lub zawieszenia;
• zostałeś wykreślony z rejestru albo zgłosiłeś zawieszenie działalności pocztowej w trakcie 2020 r. (ale do czasu wykreślenia lub zawieszenia nie wykonywałeś działalności pocztowej) – złóż oświadczenie o niewykonywaniu działalności pocztowej za okres do dnia wykreślenia lub zawieszenia + Formularz 00;
• jesteś wpisany do rejestru, ale przez cały 2020 r. miałeś zawieszoną działalność pocztową (tzn. odpowiednio wcześniej przekazałeś Prezesowi UKE wniosek o zawieszenie tej działalności) – nie musisz składać żadnych dokumentów.

Pamiętaj, że fakt zawieszenia działalności gospodarczej np. w CEIDG nie jest jednoznaczny z zawieszeniem wykonywania działalności pocztowej w rejestrze operatorów pocztowych (musisz złożyć wniosek o zawieszenie tej działalności do Prezesa UKE) i nie zwalnia z obowiązku przedłożenia Prezesowi UKE sprawozdania albo oświadczenia.

Jeśli jeszcze masz jakieś wątpliwości skontaktuj się z pracownikami Departamentu Rynku Pocztowego.