Po otrzymaniu wniosku o przyznanie statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego sprawdzimy najpierw, czy został on prawidłowo złożony i zawiera wszystkie wymagane informacje i dokumenty. Następnie ocenimy, czy wnioskodawca spełnia warunki przyznania statusu, określone w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA.
Co do zasady Prezes UKE rozpatruje wniosek o przyznanie statusu w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia jego złożenia, jeżeli wniosek jest kompletny, zawiera wszystkie informacje i dokumenty niezbędne do oceny spełnienia warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego oraz nie zachodzi potrzeba podjęcia dodatkowych czynności wyjaśniających.
Etap 1. Sprawdzamy prawidłowość i kompletność wniosku
W pierwszej kolejności sprawdzamy:
- czy Prezes UKE jest właściwy do rozpatrzenia wniosku,
- czy wniosek został złożony w wymaganej formie,
- czy wniosek zawiera wszystkie informacje wymagane przez ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- czy dołączono dokumenty zawierające informacje potwierdzające spełnienie warunków przyznania statusu.
Pamiętaj aby wniosek był podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania wnioskodawcy. Zwróć uwagę, czy dane podpisującego wniosek są zgodne z publicznie dostępnymi rejestrami, np. KRS. Dołącz wszelkie dokumenty w tym zakresie, np. pełnomocnictwo, dowód uiszczenia opłaty skarbowej od złożonego pełnomocnictwa.
Jeżeli Prezes UKE nie jest właściwy
Właściwość Koordynatora ds. usług cyfrowych w sprawach przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego jest związana z siedzibą podmiotu ubiegającego się o przyznanie statusu.
Jeżeli z wniosku wynika, że Prezes UKE nie jest właściwy do jego rozpatrzenia, wnioskodawca zostanie o tym poinformowany. Może to dotyczyć w szczególności sytuacji, w której siedziba podmiotu ubiegającego się o przyznanie statusu znajduje się w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej.
Jeżeli wniosek wymaga uzupełnienia
Jeżeli wniosek:
- nie został złożony w wymaganej formie,
- nie zawiera wszystkich informacji wymaganych przez art. 22o ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub
- nie zawiera dokumentów wymaganych zgodnie z art. 22o ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
zostaniesz wezwany do jego uzupełnienia. W wezwaniu wskażemy, jakie elementy wymagają uzupełnienia.
Ważne: na uzupełnienie wniosku masz 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli nie uzupełnisz wniosku w tym terminie, zostanie on pozostawiony bez rozpoznania.
Jeżeli wniosek spełnia wymagania i jest kompletny, przechodzimy do oceny spełnienia warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego.
Etap 2. Oceniamy spełnienie warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego
Na tym etapie sprawdzimy, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA, dotyczące:
- posiadania odpowiedniej wiedzy eksperckiej i kompetencji,
- niezależności od dostawców platform internetowych,
- podjęcia działań mających na celu dokonywanie zgłoszeń w sposób dokładny i obiektywny, z zachowaniem należytej staranności.
Podstawą oceny są przede wszystkim informacje i dokumenty przedstawione wraz z wnioskiem. Ustawa przewiduje jednak dodatkowe instrumenty pozwalające Prezesowi UKE zweryfikować spełnienie warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego.
Poniższe wskazówki pomogą Ci przygotować materiał niezbędny do przeprowadzenia oceny. W zależności od sposobu organizacji i działalności wnioskodawcy odpowiednie mogą być również inne dokumenty lub informacje.
1. Wiedza ekspercka i kompetencje
Określ precyzyjnie, w jakich dziedzinach ubiegasz się o przyznanie statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego, i wykaż, że posiadasz wiedzę ekspercką i kompetencje pozwalające wykrywać, identyfikować i zgłaszać nielegalne treści.
Przedstaw informacje dotyczące w szczególności:
- doświadczenia w zakresie wykrywania, identyfikacji i zgłaszania nielegalnych treści dostawcom platform internetowych,
- platform internetowych wobec których zgłaszałeś nielegalne treści (nazwy platform internetowych, okres wykonywanych czynności, specyfika działań wnioskodawcy itp.) oraz platform internetowych wobec których chciałbyś zgłaszać nielegalne treści,
- metod i narzędzi wykorzystywanych do wykrywania, identyfikacji i zgłaszania nielegalnych treści,
- doświadczenia, kwalifikacji i kompetencji osób, które będą dokonywały zgłoszeń. W tym zakresie możesz przedstawić m.in. sposób rekrutacji pracowników (wymagania, procedury itp.), biografie zawodowe i życiorysy osób zaangażowanych w zgłaszanie nielegalnych treści, informacje o doświadczeniu zawodowym, wykształceniu, znajomości języków (certyfikaty językowe), specjalizacji, szkoleniach, posiadanych certyfikatach, dotychczas prowadzonych postępowaniach lub innych działaniach potwierdzających wiedzę w danym obszarze,
- szkoleń, które zapewnisz swoim pracownik na potrzeby realizacji zadań związanych z nielegalnymi treściami,
- nielegalnych treści i języków treści, dla których będziesz prowadzić działania jako zaufany podmiot sygnalizujący,
- wszelkie opublikowane przez wnioskodawcę materiały, w tym artykuły, analizy i raporty, pokazujące wiedzę ekspercką w obszarze wykrywania, identyfikacji i zgłaszania nielegalnych treści.
Ważne: opisz zakres wiedzy eksperckiej możliwie precyzyjnie. Zakres ten ma znaczenie dla określenia dziedzin, które zostaną objęte statusem.
2. Niezależność od dostawców platform internetowych
Wykaż, że jesteś niezależny od dostawców platform internetowych. Przedstaw informacje pozwalające ocenić w szczególności:
- strukturę organizacyjną i właścicielską podmiotu,
- powiązania organizacyjne, kapitałowe, osobowe lub finansowe z innymi podmiotami, w tym dostawcami platform internetowych,
- aktualne relacje, w tym współpracę wnioskodawcy w dostawcami platform internetowych w zakresie wykrywania, identyfikowania i zgłaszania nielegalnych treści,
- powiązania pracowników wnioskodawcy i dostawców platform internetowych,
- zasady zapobiegania konfliktom interesów,
- politykę antykorupcyjną wnioskodawcy,
- zapewnienie, że pracownicy wnioskodawcy będą wykonywać swoje działania w sposób niezależny, bezstronny i obiektywny,
- źródła, sposób i strukturę jego finansowania, w tym otrzymywane środki publiczne,
- dotychczasowe finansowanie wnioskodawcy przez dostawców platform internetowych,
- strukturę finansową wnioskodawcy,
- powiązania organizacyjne, kapitałowe, osobowe lub finansowe z dostawcami platform internetowych.
Pomocne mogą być np.:
- dokumenty założycielskie, w tym statut, akt założycielski lub umowa wspólników,
- schemat organizacyjny/struktury biznesowej wnioskodawcy,
- informacja o przynależności wnioskodawcy do określonej grupy kapitałowej, informacje o pozostawaniu wnioskodawcy w stosunku zależności lub powiązania z innymi podmiotami, umowy o współpracy zawarte z innymi podmiotami, w tym wszelkie istotne umowy i kontrakty z platformami internetowymi, informacja dotyczące członkostwa wnioskodawcy w organizacjach, które reprezentują interesy dostawców platform internetowych lub których członkami są platformy internetowe lub ich przedstawiciele,
- procedury i inne środki, które mają zagwarantować niezależność od dostawców platform internetowych w całym okresie prowadzenia przez wnioskodawcę działań jako zaufany podmiot sygnalizujący,
- informacje dot. innych usług świadczonych przez wnioskodawcę,
- kodeksy etyki zawodowej,
- informacje o źródłach finansowania i umowy dotyczące finansowania działalności wnioskodawcy, wyniki audytów finansowych wnioskodawcy, budżet, bilans lub sprawozdania finansowe wnioskodawcy,
- regulacje dotyczące konfliktu interesów oraz zasady wyłączania osób, których bezstronność w konkretnej sprawie mogłaby budzić wątpliwości,
- wymagania wobec pracowników zajmujących się nielegalnymi treściami (zagwarantowanie, że pracownicy będą działać z sposób niezależny), informacje dot. formy stosunku pracy łączącego wnioskodawcę i pracowników zaangażowanych w działania związane z nielegalnymi treściami.
3. Dokonywanie zgłoszeń w sposób dokładny i obiektywny, z zachowaniem należytej staranności
Wykaż, że wykorzystywane zasoby organizacyjne, ludzkie, techniczne i finansowe pozwalają na wykrycie, identyfikację i zgłaszanie nielegalnych treści w sposób dokładny i obiektywny, z zachowaniem należytej staranności. Przedstaw informacje dotyczące w szczególności:
- zasad współpracy z innymi podmiotami, w tym odbiorcami usług,
- wykorzystywanych procedur i polityk organizacji, w tym w zakresie ochrony danych osobowych,
- stosowanych narzędzi, umożliwiających częściową automatyzację procesu wykrywania i identyfikacji nielegalnych treści (np. instrukcje),
- źródeł informacji, które będą wykorzystywane w ramach wykrywania i identyfikacji nielegalnych treści, w tym kaskadowania i walidacji tychże źródeł,
- metod selekcji, klasyfikowania i analizy wykrytych nielegalnych treści,
- przewidywanych etapów postępowania, w tym zasad podejmowania decyzji w zakresie oznaczenia treści jako nielegalnej,
- terminów wykonywania poszczególnych czynności,
- sposobu zgłaszania nielegalnych treści,
- działań, które zapewnią obiektywną ocenę treści i działań poszczególnych dostawców platform internetowych,
- dotychczasowej działalności w zakresie zgłaszania nielegalnych treści, w tym stosowanych narzędzi i metodologii oraz danych dotyczących zgłoszeń przyjętych i odrzuconych przez dostawców platform internetowych; w przypadku odrzuconych zgłoszeń przedstaw statystyki dot. powodów odrzuceń zgłoszeń przez platformy internetowe,
- działań nadzorczych które wprowadzisz, w celu monitoringu zgłaszanych nielegalnych treści i ewentualnego korygowania błędów w tym zakresie,
- opinii dostawców platform internetowej w zakresie dotychczasowej współpracy w obszarze nielegalnych treści.
Uzgodnienia z innymi organami administracji publicznej
Ocena przez Prezesa UKE spełnienia warunków określonych w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA nie opiera się wyłącznie na informacjach i dokumentach przedstawionych przez wnioskodawcę. Przepisy przewidują dodatkowy element weryfikacji tego warunku – uzgodnienie z właściwymi organami administracji publicznej.
Prezes UKE uzgadnia przyznanie statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego z:
- Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który uwzględnia informacje dotyczące wnioskodawcy w zakresie prawomocnie zakończonych rozstrzygnięć w postępowaniach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, dotyczących środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez wnioskodawcę w celu ochrony danych osobowych,
- innymi organami administracji publicznej właściwymi w sprawach związanych z przedmiotem działalności wnioskodawcy, które uwzględniają dysponowanie przez wnioskodawcę szczególną wiedzą ekspercką oraz kompetencjami do celów wykrywania, identyfikowania i zgłaszania nielegalnych treści.
Dobór organu, do którego Prezes UKE wystąpi o opinię, będzie zatem uzależniony od zakresu wiedzy eksperckiej i kompetencji wskazanych we wniosku.
Uzgodnienia stanowią element oceny, czy wnioskodawca posiada odpowiednią wiedzę ekspercką i kompetencje do wykrywania, identyfikacji i zgłaszania nielegalnych treści.
Dlatego istotne jest precyzyjne określenie we wniosku zakresu posiadanej wiedzy eksperckiej i kompetencji oraz ich odpowiednie udokumentowanie. Informacje te będą stanowiły podstawę oceny Prezesa UKE, a jednocześnie pozwolą ustalić organ administracji publicznej właściwy do uzgodnienia, inny aniżeli Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Możemy przeprowadzić czynności sprawdzające
Ocena spełnienia warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego odbywa się przede wszystkim na podstawie informacji i dokumentów przedstawionych przez wnioskodawcę oraz uzgodnień z innymi organami administracji publicznej. Jeżeli jednak dla dokonania pełnej oceny konieczna jest dodatkowa weryfikacja, Prezes UKE może przeprowadzić u wnioskodawcy czynności sprawdzające.
Czynności sprawdzające nie są zatem obligatoryjnym elementem każdej procedury przyznania statusu. Mogą zostać przeprowadzone, jeżeli jest to niezbędne do oceny, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA.
Pozwalają one Prezesowi UKE zweryfikować informacje i dokumenty przedstawione we wniosku oraz sposób funkcjonowania rozwiązań organizacyjnych, proceduralnych, finansowych lub technicznych, na które powołuje się wnioskodawca w celu wykazania spełnienia warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego.
O czynnościach sprawdzających poinformujemy Cię wcześniej
Prezes UKE zawiadamia wnioskodawcę o zamiarze przeprowadzenia czynności sprawdzających.
Czynności mogą rozpocząć się:
- nie wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia oraz
- nie później niż przed upływem 30 dni od dnia jego doręczenia.
Czynności sprawdzające przeprowadza osoba działająca na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Prezesa UKE. Oznacza to, że zakres prowadzonej weryfikacji jest określony przed rozpoczęciem czynności i wynika z udzielonego upoważnienia.
Jak mogą przebiegać czynności sprawdzające?
W zakresie objętym czynnościami sprawdzającymi osoba działająca z upoważnienia Prezesa UKE jest uprawniona do:
- wstępu na grunt oraz do obiektów budowlanych, a także pomieszczeń i lokali znajdujących się w budynkach – w dniach i godzinach pracy wnioskodawcy,
- wglądu do dokumentów i informacji objętych zakresem czynności sprawdzających,
- żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym czynnościami sprawdzającymi.
Czynności sprawdzające są przeprowadzane w obecności wnioskodawcy albo osoby przez niego upoważnionej.
W praktyce mogą one służyć zweryfikowaniu tych elementów, które wnioskodawca przedstawił we wniosku jako potwierdzenie spełnienia warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego – np. rozwiązań zapewniających niezależność od dostawców platform internetowych, zasad organizacji procesu wykrywania, identyfikacji i zgłaszania nielegalnych treści, środków zapewniających działanie w sposób dokładny, obiektywny oraz z zachowaniem należytej staranności.
Zakres weryfikacji będzie każdorazowo wynikał z celu czynności sprawdzających i zakresu wskazanego w upoważnieniu.
Jak kończą się czynności sprawdzające?
Z przeprowadzonych czynności sporządzany jest protokół, który Prezes UKE przekazuje wnioskodawcy. Ustalenia dokonane w toku czynności sprawdzających są następnie uwzględniane przy ocenie, czy wnioskodawca spełnia warunki wymagane do przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego.
Ważne: przeprowadzenie czynności sprawdzających nie oznacza, że Prezes UKE stwierdził nieprawidłowości ani że wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie. Czynności te są jednym z przewidzianych w ustawie instrumentów służących zgromadzeniu i weryfikacji informacji potrzebnych do oceny spełnienia warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego.
Etap 3. Kończymy ocenę wniosku
Po przeprowadzeniu oceny ustalamy, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA.
Jeżeli spełniasz warunki przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego
Prezes UKE zawiadomi Cię o przyznaniu statusu i wyda zaświadczenie potwierdzające jej przyznanie.
Zaświadczenie zawiera m.in.:
- nazwę podmiotu, któremu przyznano status,
- oznaczenie organu przyznającego status,
- numer lub oznaczenie zaświadczenia,
- datę jego wydania,
- informacje o dziedzinach, w zakresie których podmiot, któremu przyznano status zaufanego podmiotu sygnalizującego, dysponuje szczególną wiedzą ekspercką oraz kompetencjami do celów wykrywania, identyfikowania i zgłaszania nielegalnych treści.
Podmiot, któremu przyznany został status zostanie również wpisany do wykazu zaufanych podmiotów sygnalizujących, prowadzonego przez Prezesa UKE.
Wykaz jest na bieżąco aktualizowany i publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej UKE. Zawiera m.in. dane zaufanego podmiotu sygnalizującego, numer lub oznaczenie zaświadczenia, określenie konkretnych dziedzin, w zakresie których podmiot dysponuje szczególną wiedzą ekspercką oraz kompetencjami do celów wykrywania, identyfikowania i zgłaszania nielegalnych treści.
Informacje dotyczące zaufanego podmiotu sygnalizującego są również przekazywane Komisji Europejskiej oraz Europejskiej Radzie Usług Cyfrowych, zgodnie z art. 22 ust. 4 rozporządzenia DSA.
Jeżeli nie spełniasz warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego
Jeżeli w wyniku przeprowadzonej oceny Prezes UKE stwierdzi, że wnioskodawca nie spełnia warunków określonych w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA, odmawia przyznania statusu w drodze decyzji.
Przed wydaniem decyzji prowadzone jest postępowanie administracyjne zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
Oznacza to, że jako strona postępowania możesz korzystać z przysługujących Ci praw procesowych, w tym w szczególności zapoznać się z materiałem zgromadzonym w sprawie i przedstawić swoje stanowisko.
Ważne: decyzja Prezesa UKE o odmowie przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego jest ostateczna.
Obowiązki podmiotu, który uzyskał status zaufanego podmiotu sygnalizującego
Zaufany podmiot sygnalizujący zobowiązany jest do publikacji co najmniej raz w roku łatwo zrozumiałego i szczegółowego sprawozdania dotyczącego zgłoszeń dokonanych zgodnie z art. 16 rozporządzenia DSA w danym okresie, o którym mowa w art. 22 ust. 3 rozporządzenia DSA.
Zaufane podmioty sygnalizujące przesyłają sprawozdania Koordynatorowi ds. usług cyfrowych przyznającemu status i podają je do wiadomości publicznej. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną sprawozdanie należy przekazać Prezesowi UKE do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
Pamiętaj, że zaufany podmiot sygnalizujący jest zobowiązany również do spełniania warunków określonych w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA przez cały okres obowiązywania statusu. Uzyskanie statusu nie oznacza zatem jednorazowego potwierdzenia spełnienia warunków. Podmiot musi spełniać je przez cały okres obowiązywania statusu.
Jeśli, na podstawie informacji własnych lub informacji uzyskanych od osób trzecich, w tym od dostawców platform internetowych Prezes UKE uzna, że zaufany podmiot sygnalizujący może nie spełniać warunków określonych w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA, Prezes UKE może podjąć decyzję o przeprowadzeniu czynności sprawdzających wobec tego podmiotu.
Ważne: jeśli dostawca platform internetowych dysponuje informacjami wskazującymi, że zaufany podmiot sygnalizujący dokonał za pośrednictwem mechanizmów, o których mowa w art. 16 rozporządzenia DSA znacznej liczby niewystarczająco precyzyjnych, niedokładnych lub nieodpowiednio uzasadnionych zgłoszeń, przekazuje te informacje Koordynatorowi ds. usług cyfrowych, który przyznał danemu podmiotowi status, wraz z niezbędnymi wyjaśnieniami i dokumentami potwierdzającymi. Po otrzymaniu informacji od dostawcy platform internetowych, jeżeli Koordynator ds. usług cyfrowych uzna, że istnieją uzasadnione powody, by podjąć czynności sprawdzające, status zaufanego podmiotu sygnalizującego zawiesza się na czas trwania tych czynności sprawdzających. Zgodnie z art. 22u ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną zawieszenie statusu następuje w drodze postanowienia Prezesa UKE, na które nie przysługuje zażalenie.
Jeżeli na podstawie przeprowadzonych czynności sprawdzających Prezes UKE stwierdzi, że zaufany podmiot sygnalizujący nie spełnia warunków określonych w art. 22 ust. 2 rozporządzenia DSA, następuje cofnięcie statusu.
Cofnięcie statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego następuje w drodze decyzji Prezesa UKE.
Przed cofnięciem statusu Prezes UKE zapewnia zaufanemu podmiotowi sygnalizującemu możliwość ustosunkowania się do:
- ustaleń dokonanych w toku czynności sprawdzających,
- zamiaru cofnięcia statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego.
Samo stwierdzenie w toku czynności sprawdzających okoliczności mogących wskazywać na niespełnianie warunków przyznania statusu zaufanego podmiotu sygnalizującego nie oznacza zatem automatycznego cofnięcia statusu. Podmiot ma możliwość przedstawienia swojego stanowiska przed podjęciem rozstrzygnięcia przez Prezesa UKE.
Ważne: decyzja Prezesa UKE o cofnięciu statusu podlega natychmiastowemu wykonaniu.