- Urząd Komunikacji Elektronicznej

Po otrzymaniu wniosku o certyfikację sprawdzimy najpierw, czy został on prawidłowo złożony i zawiera wszystkie wymagane informacje i dokumenty. Następnie ocenimy, czy wnioskodawca spełnia warunki uzyskania certyfikacji określone w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA.

Co do zasady Prezes UKE rozpatruje wniosek o certyfikację w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia jego złożenia, jeżeli wniosek jest kompletny, zawiera wszystkie informacje i dokumenty niezbędne do oceny spełnienia warunków certyfikacji oraz nie zachodzi potrzeba podjęcia dodatkowych czynności wyjaśniających.

 

Etap 1. Sprawdzamy prawidłowość i kompletność wniosku

W pierwszej kolejności sprawdzamy:

• czy Prezes UKE jest właściwy do rozpatrzenia wniosku,
• czy wniosek został złożony w wymaganej formie,
• czy zawiera wszystkie informacje wymagane przez ustawę,
• czy dołączono dokumenty zawierające informacje potwierdzające spełnienie warunków certyfikacji.

Pamiętaj, aby wniosek był podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania wnioskodawcy. Zwróć uwagę, czy dane podpisującego wniosek są zgodne z publicznie dostępnymi rejestrami, np. KRS. Dołącz wszelkie dokumenty w tym zakresie, np. pełnomocnictwo, dowód uiszczenia opłaty skarbowej od złożonego pełnomocnictwa.

Jeżeli Prezes UKE nie jest właściwy

Właściwość Koordynatora ds. usług cyfrowych w sprawach certyfikacji jest związana z siedzibą podmiotu ubiegającego się o certyfikację.

Jeżeli z wniosku wynika, że Prezes UKE nie jest właściwy do jego rozpatrzenia, wnioskodawca zostanie o tym poinformowany. Może to dotyczyć w szczególności sytuacji, w której siedziba podmiotu ubiegającego się o certyfikację znajduje się w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej.

Jeżeli wniosek wymaga uzupełnienia

Jeżeli wniosek:

• nie został złożony w wymaganej formie,
• nie zawiera wszystkich informacji wymaganych przez art. 22b ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub
• nie zawiera dokumentów wymaganych zgodnie z art. 22b ust. 4 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

Prezes UKE wezwie wnioskodawcę do jego uzupełnienia. W wezwaniu wskażemy, jakie elementy wymagają uzupełnienia.

Ważne: na uzupełnienie wniosku masz 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli nie uzupełnisz wniosku w tym terminie, zostanie on pozostawiony bez rozpoznania.

Jeżeli wniosek spełnia wymagania i jest kompletny, przechodzimy do oceny spełnienia warunków certyfikacji.

 

Etap 2. Oceniamy spełnienie warunków certyfikacji

Na tym etapie sprawdzimy, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA, dotyczące w szczególności:

• bezstronności i niezależności, w tym niezależności finansowej,
• posiadania odpowiedniej wiedzy eksperckiej,
• sposobu wynagradzania członków organu,
• dostępności rozstrzygania sporów za pośrednictwem technologii łączności elektronicznej,
• możliwości szybkiego, skutecznego i oszczędnego rozstrzygania sporów,
• rozstrzygania sporów zgodnie z jasnym i sprawiedliwym regulaminem wewnętrznym.

Podstawą oceny są przede wszystkim informacje i dokumenty przedstawione wraz z wnioskiem. Ustawa przewiduje jednak dodatkowe instrumenty pozwalające Prezesowi UKE zweryfikować spełnienie warunków certyfikacji.

Poniższe wskazówki pomogą Ci przygotować materiał niezbędny do przeprowadzenia oceny. W zależności od sposobu organizacji i działalności wnioskodawcy odpowiednie mogą być również inne dokumenty lub informacje.

1. Bezstronność i niezależność

Wykaż, że podmiot jest bezstronny i niezależny, w tym niezależny finansowo, od dostawców platform internetowych oraz odbiorców ich usług, w tym osób lub podmiotów dokonujących zgłoszeń. Przedstaw informacje pozwalające ocenić w szczególności:

• strukturę organizacyjną i właścicielską podmiotu,
• źródła, sposób i strukturę jego finansowania, w tym otrzymywane środki publiczne,
• dotychczasowe finansowanie wnioskodawcy przez dostawców platform internetowych lub odbiorców usług,
• ewentualne zobowiązania wnioskodawcy wobec dostawców platform internetowych lub odbiorców usług,
• strategię finansową wnioskodawcy,
• powiązania organizacyjne, kapitałowe, osobowe lub finansowe z dostawcami platform internetowych oraz odbiorcami usług,
• zasady zapobiegania konfliktom interesów,
• politykę antykorupcyjną wnioskodawcy,
• rozwiązania zapewniające bezstronność osób rozstrzygających spory.

Pomocne mogą być np.:

• dokumenty założycielskie, w tym statut lub umowa podmiotu,
• schemat organizacyjny wnioskodawcy,
• informacja o przynależności wnioskodawcy do określonej grupy kapitałowej, informacje o pozostawaniu wnioskodawcy w stosunku zależności lub powiązania z innymi podmiotami, umowy o współpracy zawarte z innymi podmiotami, w tym wszelkie istotne umowy i kontrakty z platformami internetowymi lub organizacjami reprezentującymi usługobiorców, informacja dotycząca członkostwa wnioskodawcy w organizacji zrzeszającej organy rozstrzygające spory lub organizacji reprezentującej interesy usługobiorców albo zrzeszającej platformy internetowe lub ich przedstawicieli,
• informacje o źródłach finansowania i umowy dotyczące finansowania działalności wnioskodawcy, wyniki audytów finansowych wnioskodawcy, budżet, bilans lub sprawozdania finansowe wnioskodawcy,
• regulacje dotyczące konfliktu interesów oraz zasady wyłączania osób, których bezstronność w konkretnej sprawie mogłaby budzić wątpliwości,
• informacje dotyczące innych usług świadczonych przez wnioskodawcę,
• wymagania wobec pracowników zajmujących się rozstrzyganiem sporów, informacje dotyczące formy stosunku pracy łączącego wnioskodawcę i pracowników zaangażowanych w proces rozstrzygania sporów.

2. Wiedza ekspercka

Określ precyzyjnie, w jakim zakresie ubiegasz się o certyfikację, i wykaż, że posiadasz wiedzę ekspercką pozwalającą skutecznie uczestniczyć w rozstrzyganiu sporów w tym zakresie. Wiedza ekspercka może dotyczyć:

• jednego lub kilku konkretnych obszarów nielegalnych treści albo
• stosowania i egzekwowania warunków korzystania z usług jednego lub kilku rodzajów platform internetowych.

Przedstaw informacje dotyczące w szczególności doświadczenia, kwalifikacji i kompetencji osób, które będą rozstrzygały spory, oraz dotychczasowej działalności podmiotu związanej z zakresem wiedzy eksperckiej objętym wnioskiem. Mogą to być np. biografie zawodowe i życiorysy osób zaangażowanych w wykrywanie, identyfikację i powiadamianie dostawców platform internetowych o treściach niezgodnych z prawem, informacje o doświadczeniu zawodowym, wykształceniu, znajomości języków (certyfikaty językowe), specjalizacji, szkoleniach, dotychczas prowadzonych postępowaniach lub innych działaniach potwierdzających wiedzę w danym obszarze.

Możesz również pokazać wymagania wobec pracowników zajmujących się rozstrzyganiem sporów (wymagane doświadczenie, odbyte szkolenia, wykazanie się certyfikatami poświadczającymi wiedzę) oraz procedurę rekrutacji i oceny tych pracowników (zapewnienie, że pracownicy przez cały okres zatrudnienia będą wykazywać się odpowiednim poziomem wiedzy i umiejętności).

Opisz narzędzia szkoleniowe i oceniające udostępniane pracownikom, stosowaną metodykę wykrywania nielegalnych treści, wytyczne dotyczące klasyfikacji nielegalnych treści. Pokaż dane lub raporty roczne, w tym dane liczbowe, które wykazują Twoje doświadczenie.

Ważne: opisz zakres wiedzy eksperckiej możliwie precyzyjnie. Zakres ten ma znaczenie dla określenia spraw, które zostaną objęte certyfikacją.

Wykazując wiedzę ekspercką, pamiętaj, aby:

• uwzględnić Twój model rozstrzygania sporów (np. w przypadku, gdy rozstrzygnięcie sporu będzie dokonywane przez zespół – panel ekspertów),
• zapewnić, aby Twoi eksperci znali specyfikę kraju lub regionu, dla którego odbiorców usług są świadczone usługi.

3. Wynagrodzenie niezależne od wyniku postępowania

Wykaż, że sposób wynagradzania członków organu nie jest uzależniony od wyniku prowadzonego postępowania. Przedstaw zasady wynagradzania osób uczestniczących w rozstrzyganiu sporów w zakresie pozwalającym stwierdzić, że wysokość lub wypłata wynagrodzenia nie zależy od sposobu rozstrzygnięcia konkretnej sprawy. Pokaż, że wynagrodzenie otrzymywane z tytułu świadczenia innych usług (o ile dotyczy) nie wpływa na rozstrzyganie sporów pomiędzy dostawcami platform internetowych a odbiorcami usług.

Pomocne mogą być np. regulamin wynagradzania, zasady ustalania wynagrodzeń lub inne wewnętrzne dokumenty regulujące tę kwestię, wzory umów związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

4. Dostępność postępowania

Wykaż, że oferowany sposób pozasądowego rozstrzygania sporów będzie łatwo dostępny za pośrednictwem technologii łączności elektronicznej. W szczególności przedstaw, w jaki sposób użytkownik będzie mógł:

• uzyskać informacje o certyfikowanym organie i jego działalności (sposób działania, zakres przedmiotowy i podmiotowy rozstrzygania sporów przez organ, roczne raporty z działalności organu, o których mowa w art. 21 ust. 4 rozporządzenia DSA, doświadczenie w rozstrzyganiu sporów itp.), procedurach stosowanych przez ten organ oraz warunkach skorzystania z usługi rozstrzygania sporów, w tym warunkach finansowych,
• zainicjować postępowanie online,
• uzyskać informacje o postępowaniu,
• przekazać wymagane informacje i dokumenty drogą elektroniczną,
• komunikować się z organem w toku postępowania.

Opisz wykorzystywane lub planowane rozwiązania techniczne i organizacyjne. Jeżeli odpowiednie narzędzia są już dostępne, możesz wskazać sposób dostępu do nich. Pokaż przy tym, że proponowane rozwiązania są łatwo dostępne, efektywne i przyjazne dla użytkownika, również w kontekście stosowania różnych wersji językowych Twojej strony internetowej. W tym zakresie możesz przekazać projekt interfejsu lub wykorzystywany interfejs strony internetowej albo wyniki testów użyteczności i dostępności.

5. Szybkie, skuteczne i oszczędne rozstrzyganie sporów

Wykaż, że przyjęta organizacja pracy pozwala na rozstrzyganie sporów w sposób szybki, skuteczny i oszczędny. Przedstaw informacje dotyczące w szczególności:

• organizacji i modelu procesu rozstrzygania sporów,
• przewidywanych etapów postępowania,
• terminów wykonywania poszczególnych czynności,
• osób odpowiedzialnych za prowadzenie i rozstrzyganie spraw,
• zasobów kadrowych, organizacyjnych, finansowych i technicznych przeznaczonych do realizacji tego zadania,
• sposobu zapewnienia sprawnej obsługi wpływających spraw,
• zakresu wykorzystania narzędzi umożliwiających częściową automatyzację procesu rozstrzygania sporów,
• ochrony danych przekazywanych przez strony sporu, w tym informacji wrażliwych i danych osobowych,
• zasad określania kosztów, w tym zapewnienia, że uwzględniane będą jedynie koszty niezbędne do rozstrzygnięcia sporu,
• zasad określania opłat za rozstrzyganie sporów (model opłat uwzględniający czas niezbędny do rozstrzygnięcia sprawy, zaangażowane zasoby, stopień trudności sprawy itp.), w tym zapewnienia, że pobierane opłaty nie będą wyższe od kosztów ponoszonych przez certyfikowany organ,
• metod pobierania opłat.

Wskaż również co najmniej jeden język urzędowy instytucji Unii Europejskiej, w którym podmiot jest zdolny rozstrzygać spory.

6. Jasny i sprawiedliwy regulamin wewnętrzny

Przedstaw regulamin wewnętrzny określający zasady pozasądowego rozstrzygania sporów.

Regulamin powinien być jasny, sprawiedliwy, łatwo i publicznie dostępny oraz zgodny z obowiązującym prawem, w tym z art. 21 rozporządzenia DSA. Powinien również w sposób zrozumiały określać przebieg postępowania, tak aby jego uczestnicy mogli ustalić, na jakich zasadach będzie prowadzona ich sprawa.

Przygotowując regulamin, zwróć uwagę w szczególności na określenie:

• zakresu spraw rozpatrywanych przez organ,
• sposobu wszczęcia postępowania,
• zasad komunikacji ze stronami,
• sposobu przedstawiania informacji, dokumentów i stanowisk,
• przebiegu poszczególnych etapów postępowania,
• zasad zapewniających bezstronność osób rozstrzygających spory,
• praw i obowiązków stron sporu,
• sposobu zakończenia postępowania,
• zasad rozstrzygania sporów,
• zasad dotyczących kosztów postępowania, jeżeli są przewidziane.

Nie ograniczaj się do oświadczenia, że spełniasz poszczególne warunki. Przedstaw informacje i dokumenty, które pozwolą Prezesowi UKE zweryfikować ich rzeczywiste spełnienie.

Precyzyjne opisanie przyjętych rozwiązań organizacyjnych, proceduralnych, finansowych i technicznych oraz ich udokumentowanie pozwoli na sprawne przeprowadzenie oceny wniosku.

Opinia dotycząca posiadania przez wnioskodawcę wiedzy eksperckiej

Ocena przez Prezesa UKE spełnienia warunku dotyczącego wiedzy eksperckiej nie opiera się wyłącznie na informacjach i dokumentach przedstawionych przez wnioskodawcę. Przepisy przewidują dodatkowy element weryfikacji tego warunku – zasięgnięcie opinii właściwych organów administracji publicznej.

Przed dokonaniem certyfikacji Prezes UKE zwraca się o przedstawienie opinii do organów administracji publicznej właściwych w sprawach związanych z przedmiotem działalności wnioskodawcy. Dobór organu, do którego Prezes UKE wystąpi o opinię, będzie zatem uzależniony od zakresu wiedzy eksperckiej wskazanego we wniosku oraz zakresu spraw, w których wnioskodawca ubiega się o certyfikację.

Opinia stanowi element oceny, czy wnioskodawca posiada wiedzę ekspercką odpowiednią do deklarowanego zakresu certyfikacji, tj. dotyczącą konkretnego obszaru nielegalnych treści lub stosowania i egzekwowania warunków korzystania z usług co najmniej jednego rodzaju platformy internetowej.

Dlatego istotne jest precyzyjne określenie we wniosku zakresu posiadanej wiedzy eksperckiej i odpowiednie udokumentowanie doświadczenia oraz kompetencji w tym obszarze. Informacje te będą stanowiły podstawę oceny Prezesa UKE, a jednocześnie pozwolą ustalić organ administracji publicznej właściwy do przedstawienia opinii.

Organ administracji publicznej, do którego Prezes UKE zwróci się o opinię, ma 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia Prezesa UKE na jej przedstawienie. Brak przedstawienia opinii w terminie 30 dni nie wstrzymuje dalszej oceny wniosku ani nie stanowi przeszkody do dokonania certyfikacji. Jeżeli właściwy organ nie przedstawi opinii w tym terminie, uznaje się, że wymóg zasięgnięcia opinii został spełniony, a Prezes UKE może kontynuować ocenę wniosku na podstawie zgromadzonego materiału.

Brak opinii w terminie nie oznacza jednak potwierdzenia przez właściwy organ, że wnioskodawca posiada wymaganą wiedzę ekspercką. Ocena spełnienia tego warunku należy do Prezesa UKE i jest dokonywana na podstawie całokształtu informacji i dokumentów zgromadzonych w toku oceny wniosku.

Możemy przeprowadzić czynności sprawdzające

Ocena spełnienia warunków certyfikacji odbywa się przede wszystkim na podstawie informacji i dokumentów przedstawionych przez wnioskodawcę. Jeżeli jednak dla dokonania pełnej oceny konieczna jest dodatkowa weryfikacja, Prezes UKE może przeprowadzić u wnioskodawcy czynności sprawdzające.

Czynności sprawdzające nie są zatem obligatoryjnym elementem każdej procedury certyfikacji. Mogą zostać przeprowadzone, jeżeli jest to niezbędne do oceny, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA.

Pozwalają one Prezesowi UKE zweryfikować informacje i dokumenty przedstawione we wniosku oraz sposób funkcjonowania rozwiązań organizacyjnych, proceduralnych, finansowych lub technicznych, na które powołuje się wnioskodawca w celu wykazania spełnienia warunków certyfikacji.

O czynnościach sprawdzających poinformujemy Cię wcześniej

Prezes UKE zawiadamia wnioskodawcę o zamiarze przeprowadzenia czynności sprawdzających.

Czynności mogą rozpocząć się:

• nie wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia oraz
• nie później niż przed upływem 30 dni od dnia jego doręczenia.

Czynności sprawdzające przeprowadza osoba działająca na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Prezesa UKE. Oznacza to, że zakres prowadzonej weryfikacji jest określony przed rozpoczęciem czynności i wynika z udzielonego upoważnienia.

Jak mogą przebiegać czynności sprawdzające?

W zakresie objętym czynnościami sprawdzającymi osoba działająca z upoważnienia Prezesa UKE jest uprawniona do:

• wstępu na grunt oraz do obiektów budowlanych, a także pomieszczeń i lokali znajdujących się w budynkach – w dniach i godzinach pracy wnioskodawcy,
• wglądu do dokumentów i informacji objętych zakresem czynności sprawdzających,
• żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym czynnościami sprawdzającymi.

Czynności sprawdzające są przeprowadzane w obecności wnioskodawcy albo osoby przez niego upoważnionej.

W praktyce mogą one służyć zweryfikowaniu tych elementów, które wnioskodawca przedstawił we wniosku jako potwierdzenie spełnienia warunków certyfikacji – np. rozwiązań zapewniających niezależność i bezstronność, zasad organizacji procesu rozstrzygania sporów, sposobu zapewnienia dostępności postępowania czy dokumentacji dotyczącej osób zaangażowanych w rozstrzyganie sporów.

Zakres weryfikacji będzie każdorazowo wynikał z celu czynności sprawdzających i zakresu wskazanego w upoważnieniu.

Jak kończą się czynności sprawdzające?

Z przeprowadzonych czynności sporządzany jest protokół, który Prezes UKE przekazuje wnioskodawcy. Ustalenia dokonane w toku czynności sprawdzających są następnie uwzględniane przy ocenie, czy wnioskodawca spełnia warunki wymagane do uzyskania certyfikacji.

Ważne: przeprowadzenie czynności sprawdzających nie oznacza, że Prezes UKE stwierdził nieprawidłowości ani że wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie. Czynności te są jednym z przewidzianych w ustawie instrumentów służących zgromadzeniu i weryfikacji informacji potrzebnych do oceny spełnienia warunków certyfikacji.

 

Etap 3. Kończymy ocenę wniosku

Po przeprowadzeniu oceny ustalamy, czy wnioskodawca spełnia warunki określone w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA.

 

Jeżeli spełniasz warunki certyfikacji

Prezes UKE zawiadomi Cię o dokonaniu certyfikacji i wyda certyfikat potwierdzający jej dokonanie.

Certyfikat zawiera m.in.:

• nazwę certyfikowanego organu pozasądowego rozstrzygania sporów,
• oznaczenie organu dokonującego certyfikacji,
• numer lub oznaczenie certyfikatu,
• datę jego wydania,
• okres, na jaki dokonano certyfikacji,
• zakres spraw objętych certyfikacją,
• język lub języki, w których organ może rozstrzygać spory.

Certyfikowany organ zostanie również wpisany do wykazu certyfikowanych organów pozasądowego rozstrzygania sporów prowadzonego przez Prezesa UKE.

Wykaz jest na bieżąco aktualizowany i publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej UKE. Zawiera m.in. dane certyfikowanego organu, numer certyfikatu, zakres spraw objętych certyfikacją oraz języki, w których organ może rozstrzygać spory.

Informacje dotyczące certyfikowanego organu są również przekazywane Komisji Europejskiej zgodnie z art. 21 ust. 8 rozporządzenia DSA.

 

Jeżeli nie spełniasz warunków certyfikacji

Jeżeli w wyniku przeprowadzonej oceny Prezes UKE stwierdzi, że wnioskodawca nie spełnia warunków określonych w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA, odmawia dokonania certyfikacji w drodze decyzji.

Przed wydaniem decyzji prowadzone jest postępowanie administracyjne zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

Oznacza to, że jako strona postępowania możesz korzystać z przysługujących Ci praw procesowych, w tym w szczególności zapoznać się z materiałem zgromadzonym w sprawie i przedstawić swoje stanowisko.

Ważne: decyzja Prezesa UKE o odmowie dokonania certyfikacji jest ostateczna.

 

Obowiązki podmiotu certyfikowanego

Certyfikowany organ zobowiązany jest do przekazywania sprawozdania dotyczącego swojej działalności, o którym mowa w art. 21 ust. 4 rozporządzenia DSA.

Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną sprawozdanie należy przekazać do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

Pamiętaj, że certyfikowany organ jest również zobowiązany do spełniania warunków określonych w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA przez cały okres obowiązywania certyfikacji. Uzyskanie certyfikacji nie oznacza zatem jednorazowego potwierdzenia spełnienia warunków. Organ musi spełniać je przez cały okres, na który dokonano certyfikacji.

Jeśli na podstawie informacji własnych lub informacji uzyskanych od osób trzecich Prezes UKE uzna, że certyfikowany organ może nie spełniać warunków określonych w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA, Prezes UKE może podjąć decyzję o przeprowadzeniu czynności sprawdzających wobec certyfikowanego organu. Jeżeli na podstawie przeprowadzonych czynności sprawdzających Prezes UKE stwierdzi, że certyfikowany przez niego organ nie spełnia warunków określonych w art. 21 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia DSA, następuje cofnięcie certyfikacji.

Cofnięcie certyfikacji następuje w drodze decyzji Prezesa UKE.

Przed cofnięciem certyfikacji Prezes UKE zapewnia certyfikowanemu organowi możliwość ustosunkowania się do:

• ustaleń dokonanych w toku czynności sprawdzających,
• zamiaru cofnięcia certyfikacji.

Samo stwierdzenie w toku czynności sprawdzających okoliczności mogących wskazywać na niespełnianie warunków certyfikacji nie oznacza zatem automatycznego cofnięcia certyfikacji. Organ ma możliwość przedstawienia swojego stanowiska przed podjęciem rozstrzygnięcia przez Prezesa UKE.

 

Ważne: decyzja Prezesa UKE o cofnięciu certyfikacji podlega natychmiastowemu wykonaniu.